【きーマガジン式】俺がスマホで効率的にタスク管理をしている方法
大人になるとタスク管理命って言えるくらいタスク管理が大切になる。俺は学生時代にスケジュール帳を使ったこともなかったし、その存在意義もわからなかったんだけど、社会に出てその重要さに気づいた。気づくのが遅すぎた。
ということでシンプルにタスク管理ができるように検討したんだけど、これが思いのほか使いやすかったから今日は共有したい。タスク管理とスケジュール管理ができない人は参考にして欲しい。
- 【結論】TimeTreeとThings 3ウィジェットをホーム画面に配置する
- 手帳での管理は難しい
- スマホでの管理も簡単じゃない
- スケジュール・タスク管理がタスクになる悪循環
- 今回のスケジュール管理・タスク管理方法にした理由
- 管理は手間が省けるほどいい
【結論】TimeTreeとThings 3ウィジェットをホーム画面に配置する
色々検討した結果落ち着いたのがこれ。
上半分にTimeTreeを配置して月間スケジュールの管理をしていて、右下にThings 3を配置して細かいタスク管理ができるようにした。
元々はそれぞれアプリを開いて確認していたんだけど、すぐに確認できないスケジュールに意味はないし、タスクも同じ。結局アプリを開かないと忘れちゃうおっちょこちょいな俺は完全に可視化することを選んだ。
TimeTreeウィジェットだけでもいいけど、タスク管理に不向き
実際、Things 3は不要なのでは?という声が聞こえてきそうだから予め解説をしておきたい。カレンダーアプリのウィジェットだけで使うこともできるんだけど、書いて消してを繰り返す必要があるタスク管理には不向きなんだ。それにタスクとスケジュールは全くの別物。使い分けた方が便利というのが悔しいけど事実。
手帳での管理は難しい
手帳出した方が楽じゃん。という声が聞こえてくる。それはそうかもしれないんだけど、俺はできない。普通に難易度が高い。
28年間生きてきているから何度か手帳を使おうとしてみたことはあるんだけど、その度に挫折している。その理由が下記。
- そもそも手帳を見ない
- 普段から持ち歩かない
- 書き込むのが面倒
- 予定の管理はできるけどタスクはできない
手帳を使いこなせる人はすごい。
そもそも手帳を見ない
一番の原因がこれ。そもそも手帳を見る習慣がないし、仕事のスケジュールで埋め尽くされた手帳を見てもテンションが上がるわけがないから見たくもない。無理。
普段から持ち歩かない
仕事の間はいいんだけど、プライベートはほぼ手ぶらを貫いているから手帳を持つことなんて考えられない。普通に手間。その上ペンも必要だし、記入し忘れるとそのまま放置されるなんてこともある。そうなったら手帳を持つこと自体の意味がなくなってしまう。
結局、普段から持ち歩かないから見ないし書かないそして負のループに落ち込んでいく。
書き込むのが面倒
手帳を書き込むたびに両手が塞がってしまう。何かしているわけじゃないけど、片手でできることは片手でやった方がいいに決まっている。だったらスマホでいいじゃん。という考え。あと普通に字を書く作業が死ぬほど面倒。しかも書き込むところは小さい。
予定の管理はできるけどタスクの管理はできない
あと手帳は予定の記入に特化しているんだけど、タスク管理には不向き。というのも、カレンダーを開くと日付がずらっと並んでいて、そこに記入をしていくんだけど、タスクを書く場所は特にない。
メモ欄みたいなスペースがあるけど、メモ欄も無限にあるわけじゃないから書き込める量にも限度がある。消すことも並び替えも無理だから増えたり減ったりするタスク管理には不向きなんだ。
それに「いつかティッシュを買う」とか「いつか書類を作る」とか日付と紐づかないものに関しては手帳での管理は難しくなる。
スマホでの管理も簡単じゃない
そこで登場するのがスマホなんだ。スマホなら誰しもが持ち歩いているし、データ管理だから削除も追加も楽ちん。立派なスマホ依存症の俺がいうんだから間違いない。
ただ、スマホにも弱点はあって、結局はその弱点と向き合うことになる始末。その弱点というのが下記。
- 入力が面倒
- アプリを開かないと見ない
入力が面倒
手帳はそもそも持ち運ばないから記入しなくなるのに対して、スマホアプリは記入までの手順が多くて面倒。というのも、まずはアプリの使い方を覚えるところから始まるし、いざ覚えても操作する工程は地味に多い。
- アプリを選択
- 日付を選択
- 予定入力
地味に工程が多いのが問題で、そもそも予定管理自体が手間なんだから小さな手間も侮れないんだ。
アプリを見ない
あとはやっぱりアプリを開かなくなる。なぜなら仕事の予定なんか見たくないから。アプリを開かないということは入力も忘れがち。開いても必要な予定が入力されてないのなら手帳と同じ。
スケジュール・タスク管理がタスクになる悪循環
結局、スケジュール管理もタスク管理もそれ自体が目的になってしまって無駄にタスクが増えることが原因で長続きしなくなってしまう。効率化しようと導入したのに手間が増えるんじゃ本末転倒。もはや意味がわからない。
しかも、予定の入力って今している作業を一度中断する必要があるから地味に作業をしたくなくなるというのもマイナス。たかが入力されど入力。誘惑に勝って入力できるかが鍵なんだ。
ということで、スケジュールもタスクも労力をかけずに終わらせることができるかが継続の秘訣なんだ。
今回のスケジュール管理・タスク管理方法にした理由
話が脱線したんだけど、今回の方法にした理由は大きく分けて2つ。その理由について解説をしていきたい。
ウィジェットでアプリを開かずに確認ができる
あえてウィジェットにしたのはアプリを開く手間を省くため。そもそもアプリを開かないから開いたままにしたらいいじゃないという考え方。こうしておくことで嫌でもスケジュールと向き合うことになるし、タスクも確認するハメになる。
操作性を高めて、入力の手間を省く
ウィジェットにしたことでアプリを開くという工程がカットされるから予定の入力までを最短化させた。「+」を押せばもう入力画面。多分これが最短ルート。
Things 3ウィジェットには手間が残る【弱点】
スケジュール管理は完璧なんだけど、タスク管理が次は課題。というのもスケジュール管理に使っているTimeTreeと違って、Things 3はウィジェットはあくまでタスクを表示させているだけだから。タスクの追加も完了も残念ながらウィジェットのみで完結することはできなかった。改善策は模索していく予定。
インストールしたアプリ
改めて、インストールしたアプリをおさらいしたい。今回この環境を実現するために導入したのはこの2つ。
TimeTreeにした理由
カレンダーアプリなんてごまんとあるから自分の好きなものを使えばいいと思うんだけど、俺がTimeTreeを使った理由はもちろんある。それというのがカレンダーの共有ができるから。Googleカレンダーでもいい話なんだけど管理のしやすさはピカイチだし、カスタマイズができるところが気に入っている。
Things 3から抜け出せない
過去な記事でも紹介しているんだけどThings 3が便利すぎてやばい。もっとスマホだけなら効率化させることができるんだろうけどApple Watchとかの周辺機器のことを考えると結局Things 3がいいんじゃね?という結論に落ち着いてしまった。今回ウィジェットを使って初めて弱点を認識したんだけど、それ以外は完璧。高いけど。
管理は手間が省けるほどいい
長々と書いたけど、俺のホーム画面が全て。この画面を見れば一発でわかる話だしそれ以上言うことがない。
ただブログとして書く以上、144文字で終わるような内容もある程度の文字数がないとGoogleには評価されないから無理やり文章を伸ばしに伸ばした。予定・タスク管理の方法は十人十色だと思うけど、ひとつの参考として見てもらえたらと思う。